Данный Регламент разработан в 1998 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

1. Цель

Введение Порядка оплаты счетов предназначено для обеспечения контроля за исполнением бюджета (планов закупок и транзита), движением авансов, уплаченных за товар и услуги.

2. Используемые документы

В настоящем Порядке используются следующие типы документов:

• Бюджет административных расходов,
• План закупок,
• План транзита,
• Финансовый план,
• Кассовый план,
• Заявка на дополнительное обеспечение,
• Счёт (инвойс) на оплату,
• Акт на оказание услуг (накладная, коносамент на товар),
• Отчёт по исполнению бюджета (планов закупок, транзита),
• Отчёт по авансам.

3. Участники документооборота

В настоящем Порядке участвуют следующие участники:

• Вице – президенты (ВП),
• Начальники отделов,
• Вице – президент по корпоративным финансам (ВПКФ),
• Финансовый менеджер,
• Экономист,
• Бухгалтер по работе с банками,
• Ведущий бухгалтер.

4. Процедуры

Процедура оплаты счета проходит следующие этапы (см. Схему 1):

1. Проверка соответствия Счёта на оплату плановым документам (Бюджету, Плану закупок, Плату транзита, Финансовому плану),
2. Проверка незакрытых авансов,
3. Проверка оплаты на наличие в Кассовом плане,
4. Исполнение платежа,
5. Особые случаи.

4.1. Проверка соответствия счета планам

• Счёт на оплату поступает к Экономисту Управления по Корпоративным финансам (ЭГ) от соответствующих Управлений (Вице-президентов, начальников отделов), Счета на оплату содержат указание на статью Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
• ежедневно Экономист получает Отчёт по исполнению Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
• Экономист проверяет: возможность перерасхода по данной статье Бюджета (Плана) после оплаты данного Счёта,
• в случае перерасхода Бюджета (Плана), Экономист требует от соответствующего Вице-Президента Заявки на дополнительное обеспечение,
• в случае отсутствия перерасхода по Бюджету (Плану) происходит проверка незакрытых авансов,

4.2. Проверка незакрытых авансов

• ежедневно Экономист получает отчет о состоянии авансовых платежей по статьям Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
• Экономист проверяет: состояние незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана),
• в случае наличие незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана) сверх разрешенных лимитов, Экономист требует от соответствующего Вице-Президента предоставления Актов на оказание услуг для закрытия авансов,
• в случае отсутствия незакрытых авансов по данной статье Бюджета (Плана) происходит проверка наличия платежа по данному счету в Кассовом плане,

4.3. Проверка оплаты на наличие в кассовом плане

• ежедневно Вице-Президент по Корпоративным Финансам получает Отчёт о состоянии Кассового плана по статьям Бюджета, Плана закупок, Плана транзита, Финансового плана,
• Вице-Президент по Корпоративным Финансам проверяет: наличие платежа по данному Счёту в Кассовом плане,
• в случае отсутствия платежа в Кассовом плане, Вице-Президент по Корпоративным Финансам требует от Финансового менеджера откорректировать Кассовый план с учетом платежа по данному Счёту,
• в случае наличия платежа в Кассовом плане, Вице-Президент по Корпоративным Финансам передаёт Счёт на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате».

4.4. Исполнение платежа

• Финансовый менеджер, получивший Счёт на оплату, ставит его на контроль и передаёт в Бухгалтерию для осуществления платежа,
• Бухгалтерия осуществляет платёж,
• после подтверждения списания денежных средств с банковского счета в пользу получателя по системе «Банк – Клиент», Бухгалтер делает плановые проводки с указанием статей Бюджета (Категорий издержек), для контроля за поступлением Актов Бухгалтер хранит Счета на оплату до поступления Актов отдельно,
• после получения документарного подтверждения списания денежных средств с банковского счёта в пользу получателя, Бухгалтер изменяет плановые проводки на реальные,
• до исполнения Бухгалтерией платёж контролируется Финансовым менеджером,
• в случае исполнения платежа корректируется исполнение Кассового плана, состояние авансовых платежей, исполнение Бюджета (Планов закупок, транзита, Финансового плана).

4.5. Особые случаи

• В случае невозможности предоставить необходимые документы (Акты на погашение авансов) Вице-Президент, заинтересованный в платеже, обращается к Вице-Президенту по Корпоративным Финансам с просьбой выдать разрешение на проведение платежа сверх лимитов незакрытых авансов. Вице-Президент по Корпоративным Финансам передаёт Счёт на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате. Погашение аванса до ______ (дата предоставления документов)». Данное разрешение является разовым, только для данного платежа.
• В случае отсутствия Вице-Президента по Корпоративным Финансам разрешение на платеж сверх лимита незакрытых авансов может дать Президент.

5. Лимиты незакрытых авансов

Для определения величины лимитов незакрытых авансов вводится Таблица лимитов авансовых платежей.

Структура таблицы лимитов соответствует структуре Бюджета, Плана закупок, Плана транзита.

Величины лимитов зависят от стоящих в Планах (Бюджете) сумм. Принято, что в среднем закрытие аванса происходит в течение недели. Сумма лимита определяется в одной четвёртой от величины соответствующей статьи Бюджета (Плана).